Bienvenue sur le guide officiel Xenfy
Ce manuel exhaustif a été conçu pour vous accompagner pas à pas. Que vous soyez débutant ou gérant expérimenté, vous trouverez ici toutes les clés pour maîtriser votre entreprise.
Xenfy n'est pas qu'un simple logiciel de caisse, c'est votre assistant de gestion intelligent. Il a été pensé pour réduire votre temps de saisie administrative et maximiser votre visibilité financière.
Je débute
Découvrez comment configurer votre profil, ajouter votre premier article en stock et réaliser votre premier encaissement en moins de 5 minutes.
Je cherche une info précise
Utilisez simplement le menu latéral à gauche pour naviguer directement vers le module qui vous intéresse (Inventaire, Caisse, Rapports PDF...).
Prise en main rapide
Configurez les fondations de votre boutique pour un démarrage sans friction.
La première connexion à Xenfy peut sembler intimidante car votre tableau de bord est vide. Suivez ces 3 étapes fondamentales pour amorcer le système et lui donner les données dont il a besoin pour travailler.
Personnalisez l'identité de votre entreprise
Avant d'imprimer la moindre facture, le système doit savoir qui vous êtes.
Comment faire : Cliquez sur "Paramètres" dans le menu latéral. Accédez à l'onglet "Profil Boutique". Renseignez le nom officiel de votre commerce, votre adresse complète (qui apparaîtra sur les tickets de caisse), et surtout, définissez la devise de votre pays (par exemple : FCFA, EUR, USD). N'oubliez pas de sauvegarder.
Créez votre première marchandise
La caisse enregistreuse de Xenfy ne peut encaisser que les produits enregistrés dans l'inventaire.
Comment faire : Rendez-vous dans le menu "Inventaire", puis cliquez sur le bouton bleu "Nouveau Produit" en haut à droite. Remplissez les informations obligatoires (Nom, Prix d'achat, Prix de vente, et Stock initial). Sauvegardez le produit.
Réalisez une vente d'essai
Maintenant que vous avez un produit en stock, validons que tout fonctionne.
Comment faire : Allez dans "Caisse & Ventes". Le produit que vous venez de créer apparaît à l'écran. Cliquez dessus pour l'ajouter au ticket de caisse. Sur le panneau de droite, choisissez "Espèces", puis cliquez sur "Valider l'encaissement".
Félicitations ! Votre tableau de bord d'accueil vient de s'activer avec votre première donnée financière (Chiffre d'affaires et bénéfice de cette vente).
Gestion détaillée du Stock
Maîtrisez votre inventaire, évitez les ruptures et gardez un contrôle total sur vos marchandises.
Le module Inventaire est le moteur de Xenfy. Un inventaire bien tenu garantit des rapports financiers précis (car le logiciel se base sur vos prix d'achat pour calculer vos bénéfices).
Créer un produit avec précision
Lors de la création d'un produit (Bouton "Nouveau Produit"), plusieurs champs s'offrent à vous :
Gérer le réapprovisionnement
C'est l'erreur la plus fréquente des débutants : créer un nouveau produit lorsque le fournisseur livre de la nouvelle marchandise.
Si vous étiez en rupture de "Coca-Cola" et que vous recevez un nouveau carton, ne recréez pas le produit "Coca-Cola". Cherchez le produit existant dans l'inventaire, cliquez sur l'icône "Stylo" (Éditer), et ajoutez simplement la quantité livrée au stock actuel (ex: s'il restait 2 bouteilles et que vous en recevez 24, inscrivez 26). Sauvegardez.
Comprendre les alertes de stock
Dès qu'un article voit sa quantité tomber à 0 (ou atteindre le seuil critique défini dans vos paramètres), il est signalé en rouge dans le widget "Stock Faible" de votre page d'accueil.
Un produit avec un stock de 0 ne peut plus être vendu en caisse pour éviter les incohérences comptables.
Ventes & Caisse (Point de Vente)
Enregistrez vos transactions de manière fluide et gérez vos clients comme un pro.
L'interface Caisse a été pensée pour être l'écran principal de vos employés. Elle est divisée en deux parties : à gauche, la liste de vos produits (recherchables via la barre) ; à droite, le ticket de caisse en cours de constitution.
Déroulement standard d'un encaissement
Identifier le client (Optionnel)
En haut du panneau droit, vous pouvez sélectionner un client existant ou en créer un à la volée. Bien que ce soit optionnel pour une vente en espèces, c'est **obligatoire** si le client demande un crédit (dette).
Ajouter les articles au ticket
Recherchez et cliquez sur les articles dans la liste. Si le client en prend plusieurs, cliquez plusieurs fois ou ajustez la quantité avec les boutons [+] et [-] sur le ticket.
Choisir la méthode de paiement
Sélectionnez comment le client vous paie : Espèces, Carte Bancaire, Mobile Money (Orange, Wave, MTN), ou Dette.
Valider et Imprimer
Cliquez sur "Valider l'encaissement". Le système diminue automatiquement le stock, calcule votre bénéfice, et vous propose d'imprimer un reçu (sur imprimante thermique classique ou PDF).
Durant cette vente, le caissier ne voit que le total à payer (ex: 15 000 FCFA). Mais en arrière-plan, Xenfy a soustrait les prix d'achat pour envoyer instantanément le Bénéfice Net exact au Tableau de Bord de l'Administrateur.
Le puissant système de gestion des Dettes
C'est une fonctionnalité majeure de Xenfy. Dans de nombreux commerces, faire crédit à des clients réguliers est inévitable. Voici comment Xenfy sécurise ce processus :
- Enregistrer une dette : Lors de la vente (Étape 3 ci-dessus), choisissez la méthode "Dette". La vente est enregistrée, le stock diminue, MAIS l'argent n'est pas ajouté à votre chiffre d'affaires du jour en espèces.
- Suivre ses créanciers : Allez dans le menu "Dettes Clients". Vous y verrez un tableau clair de qui vous doit quoi.
- Rembourser : Lorsqu'un client revient vous payer (même s'il ne donne qu'une partie de la somme), cliquez sur le bouton "Rembourser" à côté de son nom, entrez le montant donné, et validez. La dette diminue, et l'argent atterrit enfin dans vos rapports financiers !
Rapports & Analyses
Traduisez vos efforts de vente en données financières claires et exploitables.
Le module de reporting est réservé aux Administrateurs. C'est ici que la véritable puissance de la gestion informatisée prend tout son sens.
Décrypter le Tableau de Bord (Dashboard)
Votre écran d'accueil agit comme un médecin de garde pour votre entreprise :
- Chiffre d'Affaires (CA) : C'est la somme totale de l'argent encaissé (ventes payées).
- Bénéfice Net : C'est votre CA, moins le prix d'achat des marchandises vendues, moins vos dépenses enregistrées. C'est l'argent que vous gagnez *réellement*.
- Les pourcentages (+X%) : Ces indicateurs comparent votre performance actuelle avec le total cumulé du mois dernier. S'ils sont en vert, votre entreprise est en croissance.
Générer un bilan officiel (PDF)
À la fin de chaque mois, ou pour présenter un bilan à un associé, vous pouvez générer un rapport officiel.
Filtrer par période
Dans l'onglet "Rapports", sélectionnez le mois et l'année souhaités, ou utilisez un filtre personnalisé (ex: "Cette Semaine").
Analyser la consolidation
Xenfy va instantanément rassembler des milliers de petites transactions, y déduire toutes vos charges (loyer, salaires), et formater un document clair présentant votre rentabilité.
Imprimer ou Archiver
Cliquez sur "Générer le PDF" pour obtenir un document au format A4 intégrant le logo de votre entreprise. Nous conseillons de cliquer également sur "Sauvegarder ce rapport" pour clôturer informatiquement le mois.
Suivi des Dépenses
Prenez le contrôle de vos sorties d'argent pour calculer votre rentabilité exacte.
Un commerce qui encaisse beaucoup mais dépense sans compter finira par faire faillite. Le module Dépenses de Xenfy vous empêche de tomber dans ce piège.
L'importance vitale des dépenses
Si vous vendez un produit 10 000 F que vous avez acheté 6 000 F, votre marge brute est de 4 000 F. C'est bien. Mais si la boutique vous coûte 5 000 F d'électricité ce jour-là, vous êtes en déficit. En enregistrant méthodiquement vos sorties d'argent, le Tableau de bord Xenfy ajustera mathématiquement votre "Bénéfice Net" en temps réel.
Enregistrer une charge
- Allez dans le menu Dépenses.
- Cliquez sur "Nouvelle dépense".
- Indiquez la Date exacte (très important pour que la dépense impacte le bon mois comptable).
- Saisissez le Montant.
- Choisissez une Catégorie : Loyer, Salaires, Transport, Fournitures, Taxes, ou Imprévus.
- Ajoutez une petite note (ex: "Taxi pour aller chercher la livraison").
- Validez.
L'intérêt de bien catégoriser vos dépenses réside dans les graphiques circulaires (Donuts) générés sur votre tableau de bord. En un coup d'œil, vous verrez que (par exemple) 60% de vos charges partent dans le Loyer, vous aidant à prendre des décisions stratégiques.
Gestion du Personnel & Équipe
Gérez les présences, les salaires, les sanctions et déléguez en toute sécurité selon le rôle de chacun.
L'onglet Personnel vous permet d'avoir un suivi complet et humain de vos employés, tandis que l'onglet Utilisateurs vous permet de créer leurs accès au logiciel.
Ressources Humaines & Paie
- Salaires et Avances : Enregistrez le salaire de base de chaque employé et tracez les avances sur salaire qu'ils vous demandent au cours du mois.
- Sanctions (Pénalités) : En cas de manquement (retard, caisse manquante, etc.), vous pouvez appliquer une pénalité financière. Elle sera automatiquement déduite de leur salaire net à la fin du mois.
- Historique global : Chaque paiement de salaire, avance ou pénalité est historisé pour que vous puissiez consulter le dossier de n'importe quel employé à tout moment.
Les 3 Rôles du Système
Xenfy base sa sécurité sur un système de permission strict à 3 niveaux :
Boss (Propriétaire)
Accès absolu à l'intégralité du système. Il voit le vrai bénéfice, les prix d'achat, les rapports globaux, paie les abonnements, crée d'autres comptes utilisateurs, gère le personnel (salaires) et peut annuler/supprimer n'importe quelle vente.
Manager (Gérant)
Le bras droit du Boss. Il peut gérer l'inventaire, encaisser, rembourser des dettes clients, et gérer les dépenses courantes. Cependant, il n'a pas accès à la gestion du personnel, ni aux paramètres vitaux (abonnement) de la boutique.
Caissier (Employé)
Son espace est totalement bridé. Le prix d'achat lui est strictement caché. Il est forcé sur la page de Caisse. Il ne peut ni générer de rapports, ni supprimer l'historique d'une vente validée, ni modifier le stock manuellement.
Comment donner un accès ?
- Création d'accès : Allez dans Paramètres > "Utilisateurs", cliquez sur "Nouvel utilisateur". Définissez son nom, son email et assignez-lui le rôle "Caissier" ou "Manager".
- Départ d'un employé : Ne supprimez pas le compte immédiatement pour ne pas perdre la traçabilité des ventes qu'il a effectuées par le passé. Bloquez simplement son accès ou changez son mot de passe.
Ne donnez JAMAIS le mot de passe de votre compte Boss à un employé, sous peine de lui révéler vos marges commerciales réelles et de lui laisser la possibilité d'effacer ses propres erreurs de caisse de l'historique de la boutique !
Paramètres & Abonnement
Configurez le comportement de l'application et gérez vos paiements Xenfy.
Cet espace est la tour de contrôle technique de votre boutique.
Profil Boutique
Toute modification effectuée ici impactera instantanément l'ensemble du logiciel :
- Nom de l'entreprise : S'imprime en en-tête des factures PDF.
- Devise de base : Xenfy n'impose aucune monnaie. Tapez librement "FCFA", "€", "MAD", ou "CAD". Cette chaîne de caractères s'affichera à côté de chaque prix.
Gestion de l'Abonnement
Xenfy fonctionne sur un modèle d'abonnement sans engagement. L'onglet Abonnement vous indique :
- Le nombre de jours restants avant expiration (forfait ou essai gratuit).
- L'historique de vos paiements Xenfy.
- Un bouton pour renouveler instantanément par Mobile Money ou Carte bancaire via notre partenaire de paiement sécurisé.